Adatvédelmi szabályzat

BEVEZETŐ

Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (továbbiakban: GDPR), ezen felül az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.) és egyéb vonatkozó jogszabályok értelmében a HÉTFA Kutatóintézet (a továbbiakban: HÉTFA vagy Adatkezelő) elkötelezett a felhasználói adatvédelem mellett. A HÉTFA mint adatkezelő nagy jelentőséget tulajdonít a személyes adatok védelmének. Jelen dokumentumban tájékoztatást nyújtunk a HÉTFA Kutatóintézet által végzett adatkezelési tevékenységekről, valamint az általunk e tevékenység során betartandó elvekről és szabályokról.

A HÉTFA Adatvédelmi Szabályzata az általunk gyűjtött adatok típusa, valamint a gyűjtés és feldolgozás módja szerint négy részből áll:

• WEBOLDAL – A HÉTFA weboldalain végzett tevékenységből származó adatok.
• SZOLGÁLTATÁSOK ÉS PROJEKTEK – A HÉTFA szolgáltatásainak és projektjeinek keretében megadott adatok.
• KÜLSŐ SZOLGÁLTATÓK – A HÉTFA által használt külső szolgáltatókon keresztül gyűjtött adatok.
• ESEMÉNYEK – A HÉTFA rendezvényein készült fotók és videók
• KÜLHONI MENTORPROGRAMOK – A HÉTFA szolgáltatásainak és projektjeinek keretében megadott adatok, valamint a HÉTFA által használt külső szolgáltatókon keresztül gyűjtött adatok.

Adatkezelő:

Hétfa Kutatóintézet Kft.

Székhely: 1051 Budapest, Október 6 utca 19.

Adószám: 11687335-2-41

Telefon: +36 1 621 2914 and +36 30/902-7448

E-mail cím: info@hetfa.hu

A HÉTFA vállalja, hogy a tevékenységével kapcsolatos minden adatkezelés megfelel a jelen Adatkezelési Szabályzat, egyéb belső szabályzatai és a mindenkor hatályos jogszabályok előírásainak és követelményeinek.

1. WEBOLDAL

Weboldalaink használata során személyes adatokat gyűjtünk. Weboldalunk címei:

https://hetfa.eu

https://hetfa.hu

https://urbanisztika2023.hu

Weboldalunkat az Infforrás Kft. üzemelteti. (Székhely: 7100 Szekszárd, Szent-Györgyi A. u. 7., Képviselő: Hamar János). A weboldal üzemeltető elérhetőségei: +3630/2272588, info@hamarjanos.hu.

Weboldalainkat informatikus kezeli, hogy elkerüljük a weboldal hibás működését, és megóvjuk a weboldalainkat a vírusoktól és egyéb rosszindulatú szoftverektől, amelyek veszélyeztethetik a weboldal látogatók adatainak biztonságát is.

Weboldalaink hatékony működésének és biztonságának érdekében, amikor a látogatók weboldalainkat böngészik automatikusan anonim statisztikákat gyűjtünk és tárolunk, hogy nyomon követhessük a webhelyhasználatot, beleértve az olyan adatokat, mint a látogatás időpontja és dátuma, az IP cím, a használt eszköz- és szoftverinformációi, a használt böngésző tulajdonságai és az operációs rendszer adatai.

Ezeket az információkat különféle technológiák használatával gyűjtjük, beleértve a sütik (cookie) használatát is, amelyek böngészőben automatikusan tárolt szöveg-fájlok (text file). Számos különböző típusú süti létezik, a weboldalunk a következőket használja:

• _ga süti

https://cookiedatabase.org/cookie/google-various-services/gtag_ga/

• WordPress_logged_in_ süti

https://cookiedatabase.org/cookie/wordpress/wordpress_logged_in_/

• WordPress_sec_ süti

https://cookiedatabase.org/cookie/wordpress/wordpress_sec_/

A sütiket többféleképpen lehet kezelni, többek között:

• Sütik eltávolítása a készülékről: A böngésző böngészési előzményeinek törlésével törölheti az összes olyan sütit, amely már megtalálható az eszközén. Ezzel eltávolítja az összes meglátogatott webhelyről származó sütiket. A törlés folyamán mentett információkat is elveszíthet (pl. mentett bejelentkezési adatok, webhely-beállítások).
• Webhely-specifikus sütik kezelése: A webhely-specifikus sütik részletesebb szabályozásához ellenőrizze az adatvédelmi és süti beállításokat a választott böngésző
• Sütik blokkolása: A legtöbb böngészőt be lehet állítani úgy, hogy ne tároljon sütiket az eszközén. Ebben az esetben manuálisan kell módosítania bizonyos beállításokat minden alkalommal, amikor meglátogat egy weboldalt. Előfordulhat, hogy egyes szolgáltatások és funkciók egyáltalán nem működnek megfelelően (pl. fiók-bejelentkezés).

A HÉTFA weboldalain külső szolgáltatókon keresztül gyártott tartalom is megjelenhet, pl. YouTube, Facebook és Twitter. Ezen tartalmak megtekintéséhez először el kell fogadnia a külső szolgáltató vonatkozó szerződési feltételeit. Ide tartozik a sütikre vonatkozó szabályzat is, amelyre a HÉTFA-nak nincs befolyása.

Adattárolás és hozzáférés

A weboldal által gyűjtött adatokat harmadik félnek nem továbbítjuk, azokat kizárólag a honlap szerkesztője és a HÉTFA releváns munkatársai kezelik. Az adattárolás szempontjából a weboldalunk sütijeinek alapértelmezett lejárati ideje 2 év.

2. SZOLGÁLTATÁSOK ÉS PROJEKTEK

Szolgáltatásaink és projektjeink keretében hozzájárulás alapján gyűjtünk adatokat.

Az érintettek önkéntesen, hozzájárulás alapján megadják nekünk személyes adataikat az alábbi esetekben:

• regisztráció és részvételi díj befizetése rendezvényeinkre
• feliratkozás hírleveleinkre
• felméréseink megválaszolása

Az adatok gyűjtése szükséges szolgáltatásaink és projektjeink megvalósításához. Az adatok között szerepelhetnek olyan tételek, mint név, cím, email cím, telefonszám, székhely. Az esetek többségében ezen adatokat csak az adott szolgáltatás vagy projekt céljaira használjuk fel. Ezenkívül, a HÉTFA arra is felhasználhatja az adatokat, hogy a szolgáltatás vagy projekt témájával kapcsolatos esetleges későbbi egyeztetés céljából megkeresse a válaszadót.

Adattárolás és hozzáférés

Minden összegyűjtött adatot bizalmasan kezelünk, és nem adjuk ki harmadik félnek. Az Ön által közvetlenül megadott személyes adataihoz általában a HÉTFA releváns munkatársai férhetnek hozzá, akik részt vesznek az adott projektben vagy szolgáltatásnyújtásban. Az adatokat általában legfeljebb 5 évig tároljuk az adott projekt vagy szolgáltatás befejezési dátumát követően.

3. KÜLSŐ SZOLGÁLTATÓK

A HÉTFA külső szolgáltatók platformjait is használja, amelyekre a HÉTFA-tól eltérő adatvédelmi szabályzat vonatkozhat. Ezek a platformok szintén adatgyűjtést végeznek saját webhelyeiken, és sütik segítségével tárolhatják azokat saját speciális szabályzatuknak megfelelően. A HÉTFA-nak nincs befolyása a külső platformok adatvédelmi szabályzatára, javasoljuk az érvényes szabályzat áttekintését.

Az általunk használt külső szolgáltatók a következők:

Közösségi média platformok

A HÉTFA az alábbi oldalakat közösségi média platformokon folytat tevékenységet:

• Facebook: https://www.facebook.com/hetfa.kutatointezet
• LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/hetfa-group/
• Twitter: https://twitter.com/HetfaResearch
• YouTube: https://www.youtube.com/channel/UCm7sygUbLc_Zy-1J9Op_6TQ

Mindegyik platformnak megvan a saját adatvédelmi szabályzata, sajátos feltételekkel, amelyekre a HÉTFA-nak nincs befolyása. Weboldalaink tartalmazhatnak a külső szolgáltatók platformjairól beágyazott tartalmat. Ebben az esetben az adott platform saját adatvédelmi szabályzata van érvényben.

Hírlevél küldése

A hírlevelek kiküldésére használt rendszerek (Mailchimp, Mailerlight) saját adatvédelmi szabályzattal rendelkeznek speciális feltételekkel, amelyre a HÉTFA-nak nincs befolyása. Javasoljuk, hogy tekintse át a Mailchimp és a Mailerlight adatvédelmi szabályzatát.

HÉTFA adatkezelés: A hírlevelünkre való feliratkozással az érintett hozzájárul ahhoz, hogy személyes adatait a fent leírt célokra használjuk fel. A hírlevélre való feliratkozás a megadott adatok (név, email cím és opcionálisan vezeték- és keresztnév) kezeléséhez kötött. A közvetlenül megadott adatokat általában a hírlevélről való leiratkozásig megőrizzük.

Online regisztrációs és fizetési felületek

Rendezvényekkel összefüggésben általában harmadik felek platformjait használjuk regisztrációs és értékesítési célokra, mint például a Google Form, Eventbrite, Google Sheets, Salesform, Simple pay stb.

Online regisztrációs felületek adatkezelése: Mindegyik felületnek saját adatvédelmi szabályzata van, sajátos feltételekkel, amelyre a HÉTFA-nak nincs befolyása. Javasoljuk, hogy tekintse át az adott platform adatvédelmi szabályzatát.

HÉTFA adatkezelés: A regisztrációs felületek célja, hogy rendezvényeinkre az érdeklődők online regisztráljanak és a rendezvényen való részvételhez szükséges adatokat megadják, valamint kiegyenlítsék a részvételi díjat. A regisztráció feltétele a hozzájárulás. Az érintett hozzájárul ahhoz, hogy személyes adatait (név, e-mail cím, cím, szervezet címe stb.), valamint bankkártya adatait a fent leírt célokra használjuk fel. Az adatkezeléshez adott hozzájárulást lehet módosítani, vagy akár visszavonni. Amennyiben az érintett vissza akarja vonni a korábban adott hozzájárulását, rendezvényre kijelölt felelőst kell megkeresnie. A közvetlenül megadott adatokat általában a projekt befejezésétől számított legfeljebb 5 évig tároljuk. Az adatokat kizárólag az adott projekt céljaira használjuk fel, és csak a HÉTFA releváns munkatársai férhetnek hozzá.

Online kérdőívek

A felmérések során általában olyan külső platformokat, programokat használunk, mint az Alchemer, Typeform, Slido, Survey Monkey, Mentimeter, Doodle, Kahoot.

Online kérdőív platformok adatkezelése: Mindegyik platformnak saját adatvédelmi szabályzata van, sajátos feltételekkel, amelyre a HÉTFA-nak nincs befolyása. Javasoljuk, hogy tekintse át az adott platform adatvédelmi szabályzatát.

HÉTFA adatkezelés: A felmérésben való részvétel önkéntes, az adatokat bizalmasan kezeljük, harmadik félnek nem továbbítjuk. Nem köteles személyes adatot megadni, és az adatok hiányának semmilyen lehetséges következménye nincs. Részvételét bármikor visszavonhatja, és adatainak törlését kérheti a felmérésért felelős személytől. Csak a HÉTFA releváns, a kutatásban részt vevő munkatársai férhetnek hozzá. A közvetlenül megadott adatokat általában a projekt befejezésétől számított legfeljebb 5 évig tároljuk.

Videokonferencia eszközök

Az online értekezletek és videokonferenciák keretében általában olyan külső platformokat használunk, mint a Zoom, a Google Meet, a Skype és a Microsoft Teams.

Videokonferencia eszközök adatkezelése: Mindegyik platformnak saját adatvédelmi szabályzata van, sajátos feltételekkel, amelyre a HÉTFA-nak nincs befolyása. Javasoljuk, hogy tekintse át a platform adatvédelmi szabályzatát.

HÉTFA adatkezelés: Az online értekezleten és videokonferenciákon való részvétel személyes adatainak más résztvevőkkel való megosztását is jelenti, mint például név, email cím, videokamerakép. Online megbeszélések vagy videokonferenciák során nem köteles személyes adatokat megadni, illetve a videokamerát bekapcsolni. Az adatokat bizalmasan kezeljük, harmadik félnek nem adjuk ki. A HÉTFA az adatokat (pl. résztvevőlista képernyőkép, videokamera képernyőkép) beszámolói kötelezettségek céljából használhatja fel, ebben az esetben a HÉTFA előzetesen tájékoztatja a résztvevőket az intézkedésekről.

4. ESEMÉNYEK

A HÉTFA rendezvényein dokumentálási és promóciós céllal fotókat és videófelvételeket készíthetünk, amelyekből egy válogatást közzé tehetünk weboldalainkon, közösségi oldalainkon és nyomtatott médiában.

Rendezvényeink résztvevőit előzetesen értesítjük, ha a rendezvényen lesz fotós, és a rendezvény előtt külön kérjük a hozzájárulásukat. Amennyiben rendezvényünkön fotós vesz részt, a résztvevő hozzájárul ahhoz, hogy a készített fényképeket és videókat a HÉTFA jogdíjmentesen felhasználja dokumentálási és promóciós célokra, és ennek érdekében lemond minden szellemi tulajdonjogra való hivatkozás jogáról.

Ha az érintett nem ért egyet azzal, hogy fényképet és videót készítsünk, a rendezvényért felelős munkatárssal kell felvenni a kapcsolatot az eseményen való részvétel előtt. A fényképeket és videókat az adott rendezvény, projekt vagy szolgáltatás céljának megvalósításához szükséges ideig tároljuk.

 

5. KÜLHONI MENTORPROGRAMOK

Adatkezelő az érintett által rendelkezésre bocsátott személyes adatokat az Adatkezelő által szervezett külhoni mentorprogramok (a továbbiakban: Program) sikeres végrehajtása érdekében, az érintettek azonosítása, a kapcsolatfelvétel és kapcsolattartás megvalósítása, valamint a Programnak a nyilvánosság részére történő bemutatása és népszerűsítése céljából kezeli.

Adatkezelő a rendelkezésére bocsátott személyes adatokat a jelen pontban írt céloktól eltérő célokra nem használhatja fel. Amennyiben Adatkezelő az érintett személyes adatait a jelen Adatvédelmi Tájékoztatóban nem ismertetett új célra kívánja felhasználni, úgy, az új adatkezelést megelőzően arról, az Adatkezelő írásban értesíti az érintettet, amely során ismerteti érintettel mindazokat a feltételeket, amelyek az új adatkezelésre vonatkoznak. Amennyiben szükséges, az új adatkezelési tevékenység megkezdése előtt bekéri az érintett hozzájárulását.

Azok a személyes adatok, amelyeknek a kezelése az Adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából, vagy az Adatkezelő vagy harmadik személy jogos érdekének érvényesítése céljából szükséges (ha ezen érdek érvényesítése a személyes adatok védelméhez fűződő jog korlátozásával arányban áll) további külön hozzájárulás nélkül, valamint a hozzájárulás visszavonását követően is kezelhetők.

Adatkezelő a részére megadott személyes adatok helyességét nem jogosult ellenőrizni. A megadott adatok megfelelőségéért kizárólag az érintett felel.

Bármely érintett e-mail címének megadásakor egyben felelősséget vállal azért, hogy a megadott e-mail címre érkező levelekhez kizárólag ő fér hozzá.

Kezelt adatok köre

Az Adatkezelő szervezésében megvalósuló programban részt vevő érintettek azonosítása, valamint a kapcsolattartás érdekében Adatkezelő az alábbi adatokat kezeli: név, email cím és telefonszám.

A program népszerűsítése érdekében az egyes események során kép-, videó- és hangfelvételek készülnek. A program során készített felvételeket Adatkezelő felhasználja, közösségi média felületein, weboldalán és egyéb sajtótermékekben közzéteszi.

Az adatkezelés időtartama

Adatkezelő az érintett által rendelkezésére bocsátott személyes adatokat addig az időpontig kezeli, amíg a jelen Adatvédelmi Tájékoztatóban megjelölt céloknak megfelelően szükséges. Erre tekintettel az azonosítási és kapcsolattartási célból rendelkezésre bocsátott személyes adatokat Adatkezelő általánosságban a Ptk. 6:22. § (1) bekezdésének megfelelően 5 éves elévülési időhöz igazodva kezeli.

A Program népszerűsítése érdekében készített felvételeket Adatkezelő a Ptk. 6:22. § (1) bekezdésének megfelelően 5 éves elévülési idő lejártát követően törli.

Adatkezelő által alkalmazott adatvédelmi irányelvek

Személyes adat kizárólag egyértelműen meghatározott, jogszerű célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében kezelhető. Az adatkezelésnek minden szakaszában meg kell felelnie az adatkezelés céljának, az adatok gyűjtésének és kezelésének tisztességesnek és törvényesnek kell lennie.

Csak olyan személyes adat kezelhető, amely az adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetetlen, a cél elérésére alkalmas. A személyes adat csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig kezelhető.

Adatkezelő vállalja, hogy a birtokába jutott adatokat a GDPR, az Infotv. rendelkezéseinek, valamint a vonatkozó egyéb jogszabályoknak és jelen Adatvédelmi Tájékoztatóban meghatározottaknak megfelelően kezeli, és azokat a jelen Adatvédelmi Tájékoztatóban meghatározott adatkezelőkön kívül harmadik félnek át nem adja. A jelen pontban foglalt rendelkezés alól kivételt képez az adatok statisztikailag összesített formában történő felhasználása, mely az érintett nevét, illetve beazonosítására alkalmas egyéb adatát semmilyen formában nem tartalmazhatja, ezáltal nem minősül adatkezelésnek, sem adattovábbításnak.

Adatkezelő mindent megtesz annak érdekében, hogy az érintett adatainak kezelése és feldolgozása a hatályos jogszabályokban meghatározott védelemben részesüljön.

Adattovábbítás

A HÉTFA jogosult és köteles minden olyan rendelkezésére álló és általa szabályszerűen tárolt személyes adatot az illetékes hatóságoknak továbbítani, amely adat továbbítására őt jogszabály vagy jogerős hatósági kötelezés kötelezi.

Adatkezelő a Program megvalósításában részt vevő vállalkozók részére (a továbbiakban: harmadik személy) továbbítja a jelen tájékoztató 4. pontjában foglalt személyes adatokat, melynek a jogalapja a GDPR 6. cikk (1) a) pontja. Az adattovábbítás célja a Program sikeres megvalósítása, a vállalkozások közötti kapcsolatteremtés. Az ilyen adattovábbításból származó következmények miatt Adatkezelő nem tehető felelőssé.

Személyes adatok védelme

A HÉTFA eleget tesz a vonatkozó adatvédelmi jogszabályok értelmében fennálló kötelezettségeinek azzal, hogy:

• naprakész állapotban tartja a személyes adatokat;
• biztonságosan tárolja és semmisíti meg őket;
• nem gyűjt vagy őriz túlzott mennyiségű adatot;
• védi a személyes adatokat elvesztéstől, visszaéléstől, jogosulatlan hozzáféréstől és nyilvánosságra kerüléstől, illetve gondoskodik arról, hogy megfelelő technikai intézkedések legyenek, amelyek védik a személyes adatokat.

Adatkezelő megteszi a megfelelő technikai és szervezeti intézkedéseket az érintett személyes adatai megóvása érdekében a véletlen vagy törvényellenes megsemmisítéssel vagy a véletlen elvesztéssel és módosítással, illetve a jogosulatlan továbbadással vagy hozzáféréssel szemben – különösen például, amikor a feldolgozás része az adatok hálózati továbbítása –, valamint a feldolgozás minden törvényellenes formájával szemben.

Ennek megfelelően Adatkezelő egyebek mellett különböző szintű hozzáférési jogosultságokat alkalmaz az adatokra, ami biztosítja, hogy az adatokhoz csak a megfelelő jogosultsággal rendelkező személyek férjenek hozzá, akiknek ismerniük kell az adatokat ahhoz, hogy a munkájukból fakadó vagy azzal kapcsolatos kötelezettségeiket teljesíteni tudják.

Az érintettet megillető jogosultságok

Az adatvédelemre vonatkozó jogszabályok alapján érintett jogosult arra, hogy:

1. a) éljen a tájékoztatás kéréséhez való jogával;
2. b) kérelmezze a személyes adataihoz való hozzáférést,
3. c) kérje a személyes adatainak helyesbítését,
4. d) kérje a személyes adatainak törlését,
5. e) kérje a személyes adatok kezelésének korlátozását,
6. f) tiltakozzon személyes adatainak kezelése ellen,
7. g) kérje az adathordozhatóságot,
8. h) tiltakozzon a személyes adatainak kezelése ellen (ideértve a profilalkotás elleni tiltakozást; illetve az automatizált döntéshozatallal kapcsolatos egyéb jogokat),
9. i) visszavonja a hozzájárulását, illetve panaszt nyújtson be az illetékes felügyeleti hatósághoz.

Az Adatkezelőn felül a személyes adatok megismerésére jogosultak köre

Figyelemmel arra, hogy a Program megvalósítása négy szervezettel szoros együttműködésben valósul meg, így ezen szervezetek is jogosultak a 4. pontban ismertetett személyes adatok megismerésére és célhoz kötött felhasználására.

Személyes adatait az alábbi szervezetek, adatkezelők jogosultak megismerni és megfelelő cél és jogalap esetén harmadik személyek részére továbbítani:

• Miniszterelnökség – Nemzetpolitikai Államtitkárság (1013 Budapest, Ybl Miklós tér 6.);
• Magyarság Háza (1054 Budapest, Kálmán Imre utca 1.)
• Szlovákiai Magyar Vállalkozók Szövetsége (Hviezdoslavova 32, 04501, Moldava nad Bodvou)
• Design Terminal (1122 Budapest, Székács u. 29.)

A fenti adatkezelők a személyes adatokat jelen Adatvédelmi Tájékoztatóban foglaltakkal, valamint saját adatvédelmi szabályzataikkal összhangban, a mindenkor hatályos jogszabályoknak megfelelve kezelik.

A kapcsolattartási adatok (név, telefonszám, email cím) megosztásra kerülnek a programban résztvevő valamennyi résztvevővel.

KAPCSOLAT

A HÉTFA Adatvédelmi Szabályzattal, a tárolt adatokkal vagy az adatvédelmi jogokkal kapcsolatos kérdés esetén kérjük, forduljon hozzánk bizalommal az info@hetfa.eu címen.

Adatkezelési panaszával közvetlenül a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz fordulhat (cím: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c.; telefon: +36-1-391-1400; email: ugyfelszolgalat@naih.hu; honlap: www.naih.hu).

FRISSÍTÉS

A HÉTFA adatvédelmi szabályzatát rendszeresen felülvizsgálja és az esetleges frissítéseket a weboldalon helyezi el. A jelen HÉTFA Adatvédelmi Szabályzatot legutóbb 2023. október 30-án frissítették.

A HÉTFA Adatvédelmi Szabályzat PDF változata itt érhető el.